زندگینامه های دانشنامه اسلام معاصر را می توان - از نظر دوران حیات ترجمه واحوال - به دو گروه تقسیم کرد:
1. زندگینـامـه افـرادی کـه پیش از گستره زمانی دانشنامه - یعنی پیش از دو قرن اخیر - می زیسته اند ولی از نظر فکری در دو سده اخیر تاثیر گذار بوده اند.
2. زندگینامة افرادی که در دو قرن اخیر می زیسته اند و از فعالان سیاسی، اجتماعی، یا فرهنگی بوده اند ودر رشد وتوسعه یک مکتب فکری ، یا جنبش سیاسی و فرهنگی، یا یک نهضت و انقلاب نقش مهم داشته اند و یا رهبری آن را برعهده داشته اند.
ساختار یک مقاله زندگینامه ای در مورد گروه اول شامل شرح مختصری از زندگی فرد مورد نظر است. حاوی اطلاعاتی در باره اوضاع اجتماعی و فرهنگی عصر او، دوران کودکی، تحصیلات- در صورت لزوم- نام اساتید و شاگردان، تالیفات و سپس شرحی در باره تاثیر او در مکتب یا نحله فکری ، جنبش سیاسی و فرهنگی که بر آن تاثیر گذاشته است.
درمورد گروه دوم شرح زندگی و تاثیر صاحب ترجمه درهم تنیده است ، درحالی که درمورد افراد دسته اول می توان این دو بخش را از هم تفکیک کرد.
اجزای یک مقاله زندگینامه عبارتند از:
1. عنوان: نام صاحب ترجمه(فردی که شرح حال او نوشته می شود)
مشکل مهم در شناسة مقالات زندگینامه ای تعیین بخشی از نام نویسنده است که باید شناسه مقالات باشد. در ایران اسامی مشاهیر را به دو گروه تقسیم می کنیم: آنهایی که پیش از سال 1304 شمسی ( سال تصویب قانون شناسنامه در ایران) درگذشته اند که باید «اسم اشهر» آنها را شناسایی کنیم و آن را شناسه قرار دهیم. اسم اشهر می تواند نام کوچک، نام پدر، کنیه، لقب، تخلص، یا نسبت باشد. برای تعیین اسم اشهر به چند ماخذ مهم باید مراجعه کرد تا بدانیم معاصران آن شخص و منابع معتبر او را با چه نامی یاد کرده اند. مهم ترین منبع در زبان فارسی فهرست مستند مشاهیراست که کتابخانه ملی ایران منتشر کرده است. درمورد مشاهیر غیر ایرانی می توان از دایره المعارف و منابع مرجع معتبر ایرانی و غیر ایرانی کمک گرفت و حداقل به سه منبع مراجعه کرد.
درمورد افرادی که بعد از 1304 درگذشته اند، ملاک نام خانوادگی آنها براساس شناسنامه است. القاب و عناوین نیز در این مورد حذف می شود. درمورد پاره ای از کشورهای عربی و شبه قاره که نام خانوادگی (همانند ایران) وجود ندارد و افراد با نام کوچک خود ونام کوچک پدرشان شهرت دارند، جزء دوم نام آنها را به منزله نام خانوادگی درنظر می گیریم. دانشنامه های معتبر غربی نیز ( ازجمله دایره المعارف اسلام لایدن، دانشنامه ایرانیکا و دانشنامه جهان اسلام مدرن اسپوزیتو) از همین قاعده پیروی می کنند. مانند :
Nā'ini , Muhammad Husayn
Said Halim Pasha, Mehmed
در مورد کسانی که با نام مستعار خود مشهور شده اند، واکثر مراجعه کنندگان نام خانوادگی آنها را نمی دانند، نام مستعار مدخل قرار می گیرد و از نام خانوادگی آنها به نام مستعار ارجاع داده می شود.
2. محل و سال تولد ومحل و سال وفات. در بیشتر دایره المعارف ها سال تولد ووفات درداخل کمان بعد از نام صاحب ترجمه آورده می شود. امروزه این روش به کار گرفته می شود که محل تولد و محل وفات نیز پیش از سال تولد وسال وفات درج می شود. این روش هم به خواننده کمک می کند و هم در تعداد کلمات مقاله صرفه جویی می کند. چون دیگر نیازی نیست که دریک عبارت بنویسیم که « درشهر ..... به دنیا آمد/ از دنیا رفت».
درمورد شهرهایی که از شهرت زیادی برخوردار نیستند و یا در چند ایالت و ولایت وجود دارند بهتر است نام ایالت نیز، پس از نام شهر درج شود. چون مقالات به زبان انگلیسی است سال های مندرج درمقالات نیز باید به تاریخ مسیحی باشد.
3. شناسه :جمـله اسمـیه ای کـه در حـکم شـناسنامه مقاله است و وضعیت صاحب ترجمه را بیان می کند. مثلاً نائینی ،محمد حسین (نائین 1860م/1277ق – نجف 1936م/1355 ق) ، نظریه پرداز پیشرو در جنبش مشروطیت ایران( 1905م-1909م) ،از رهبران جنبش ضد استعماری عراق(1920م).
4. شرح مختصری از زندگی صاحب ترجمه: شامل تحصیلات، اساتید، فعالیت های اجتماعی و فرهنگی و سیاسی، تالیفات و مرگ او ( درصورتی که درگذشته باشد). مثلاً درمورد نائینی این نکات باید گفته شود: زندگی او به سه دوره تقسیم می شود، دوران انقلاب مشروطه، دوران رهبری انقلاب عراق علیه انگلسیها، دوران عزلت و تدریس و تحقیق در حوزه های علمیه. در دوره اول، شاگرد محمد فشارکی اصفهانی، محمد حسن شیرازی و محمد کاظم خراسانی بود. در انقلاب مشروطه نقش مهمی داشت، کتاب تنبیه الامه و تنزیه المله* را در پاسخ به لوایح شیخ فضل الله نوری* تالیف کرد، در نوشتن و تألیف این کتاب تحت تاثیر کواکبی بود. در دوره دوم در انقلاب عراق نقش مهمی داشت. در دوره سوم سرخورده از انقلاب مشروطه خود را وقف تحقق و تدریس درحوزه کرد. در این شرح حال باید تاثیرات او بیان شود.
سنت دایره المعارف های غربی ، عمدتاً ، بر این است که کتاب مهم وآثار صاحب ترجمه را نیز در همان مقاله شرح حال نویسنده معرفی می کنند. لیکن در ایران چنین رسمی نادیده گرفته می شود و برای کتاب نیز مدخل مستقل نوشته می شود. درمورد بعضی از شخصیت ها ، شاید لازم باشد، تاثیرات او در چند پاراگراف به طور مستقل ( و درصورت لزوم با تیتر فرعی «تاثیرات او» ) آورده شود.
اگر صاحب ترجمه شخصیت تاثیر گذاری بر متفکران بعد از خود بوده لازم است اسامی شاگردان او نیز تا حد ممکن آورده شود.
